Si sienten que les hace falta tiempo para acabar con sus deberes, tal vez lo que necesiten es una buena forma de administrar sus tareas. Aquí pueden encontrarla.

Muchos expertos aseguran que parte de lo que le da sentido a nuestra existencia es tener propósitos u objetivos que nos motiven a levantarnos todas las mañanas. Además de esto, a diario aparecen nuevos retos, problemas o circunstancias que nos exigen un mayor esfuerzo.

El trabajo, la escuela, la familia, los amigos, la pareja, el desarrollo personal, entre otras áreas, forman parte de una vida equilibrada y pueden traducirse en obligaciones y compromisos que nos brindan grandes satisfacciones al llevarlos a cabo. De hecho, establecerse metas y cumplirlas, por pequeñas que sean, puede tener un gran resultado, incluso en nuestra autoestima.

Asimismo, convertirse en una persona adulta involucra adquirir responsabilidades. Para poder lograrlas sin morir en el intento, es necesario invertir algo de atención y tiempo en hacer planes. La planificación de tareas está conformada por el establecimiento de goals o metas.

Estas son, en otras palabras, los resultados que esperamos alcanzar a través de un procedimiento determinado. Ser una persona eficiente o efectiva significa tener la capacidad de cumplir con todos tus deberes. Para lograr esto no es necesario tener superpoderes, basta con algo de organización. Pero…

Antes de dar un paso, es importante saber a dónde vas

Para poder comenzar, deben conocer las características básicas que tiene una meta y plantear así qué es lo que quieren lograr. Primeramente, esta debe ser realista: lo inalcanzable es más bien un sueño o una fantasía. También, dicha meta tiene que ser medible para que puedan notar la diferencia y saber cuánto han avanzado al compararla con el punto inicial. Finalmente, debe tener un rango de tiempo asignado para su cumplimiento.

En cuanto a esto último, las metas se dividen en a corto, mediano y largo plazo. Las primeras son aquellas que deben realizarse en un lapso de horas, días o semanas, como escribir un informe o acabar una serie. Por otro lado, las segundas son aquellas con un periodo de tiempo relativo a meses o un par de años, como estudiar un posgrado o comprar una casa.

Por último, están las terceras cuyo plazo para concretarse se extiende por más años, incluso hasta décadas, como emprender un negocio o formar una familia. Sin embargo, no recomendamos confiar todos sus pendientes a su cabeza ni apostar por la memoria todo el tiempo.

Dejen de hablar y comiencen a hacer

Existen diferentes estrategias que las personas pueden emplear para obtener claridad según sus necesidades. La más básica de todas ellas es la lista. El simple hecho de anotar en un espacio las cosas que tienen que hacer, les brinda una visión completamente diferente de la forma en la que pueden actuar.

Esta sencilla técnica puede implicar ciertas variantes para hacerla aún más útil y específica. Por ejemplo, enumerar los puntos ayuda a distribuir mejor el tiempo en cada uno de ellos. Otra estrategia es hacer uso de recursos gráficos, como definir un color según el nivel de importancia, su complejidad o su fecha de vencimiento.

Es importante que los tiempos, incluidas las fechas de inicio y fin, queden definidas al organizar sus listas de deberes. Esto también ayuda a evaluar la urgencia de cada tarea y priorizar mejor el orden a cumplir.

De igual forma, pueden apoyarse en un calendario. De hecho, se convierte en una buena herramienta, porque les ofrece una visión sencilla de las metas de un proyecto a varias escalas temporales, desde lo diario, lo semanal y lo mensual hasta lo anual.

Por último, una de las técnicas más eficaces al momento de administrar las tareas es la matriz de Eisenhower.

Con ella pueden dividir sus obligaciones en cuatro rubros: las urgentes e importantes (necesitan ser realizadas al momento), las no urgentes pero importantes (tienen un papel fundamental en los objetivos pero a largo plazo), las urgentes pero no importantes (deben ser delegadas a alguien más) y las no urgentes ni importantes (pueden ser eliminadas).

Aunque al inicio parezca tedioso, lo importante es trabajar con disciplina en las técnicas para crear el hábito de la organización. Para que estas técnicas funcionen se requiere que trabajar desde la responsabilidad y el compromiso.

La administración de tareas tiene como objetivo ayudarles a ser personas más productivas. Es por ello que puede convertirse en una habilidad preciada a la hora de pedir empleo. Recordemos que la productividad no se trata de trabajar más horas, sino de trabajar mejor

La administración de tareas tiene como objetivo ayudarles a ser personas más productivas. Es por ello que puede convertirse en una habilidad preciada a la hora de pedir empleo. Recordemos que la productividad no se trata de trabajar más horas, sino de trabajar mejor

Parece imposible hasta que se hace

Planificar no es una pérdida de tiempo. Invertir unos minutos en la organización de las tareas podría significar un gran ahorro del día en su ejecución y una forma más rápida de lograr tus objetivos

Además, no están solos o solas. En la actualidad existen un montón de aplicaciones que nos pueden ayudar a organizar nuestras tareas, pues nos recuerdan con alarmas y nos facilitan su ejecución. Por otro lado, si la tecnología no es lo de ustedes, no es excusa para no lograr sus metas. Siempre se puede recurrir al lápiz y al papel o a las notas adhesivas.

Sin embargo, no recomendamos confiar todos sus pendientes a su cabeza ni apostar por la memoria todo el tiempo, pues factores como el cansancio, las emociones o los imprevistos pueden hacer una mala jugada y dificultar el proceso de recordación y priorización de tareas

En resumen

La administración de tareas es importante porque:

  • Permite priorizar labores en función de sus objetivos.
  • Les ayudará a enfocar su atención en cumplir un punto a la vez.
  • Evitarán el estrés y las prisas porque previamente habrán asignado un lapso determinado a cada deber
  • Podrán disfrutar mejor lo que hacen al eliminar el estrés y la tensión
  • Dejarán de desperdiciar tiempo, haciendo cosas irrelevantes o que no aportan al cumplimiento de sus metas. Con esto, ahorrarán minutos u horas que pueden reinvertir en otras actividades de valor.
  • Obtendrán mejores resultados y un flujo de trabajo más rápido y satisfactorio.

Recuerden que no hay mejor día para empezar que hoy. ¡Así que pongámonos en marcha!