Planear sus actividades diarias con anticipación les ayudará a evitar el estrés y la ansiedad, mejorará su productividad y aumentará la felicidad en su vida

Mucho se dice acerca del tiempo. Aunque todos tienen el suyo, no le pertenece a nadie. Para algunas personas es el recurso más valioso del mundo. Además, a veces va deprisa y otras pasa demasiado lento.

Es muy conocido ese refrán que dice “el tiempo es oro”; nosotros estamos de acuerdo. Si bien no se puede comprar, vender o intercambiar, sí se puede administrar.

Si una persona vive ochenta años, eso se traduce en aproximadamente 29 220 días, lo que es igual a 701 280 horas o 42 076 800 minutos. Parece mucho, pero ¿qué pasa cuando quitamos la etapa de desarrollo y el que usamos al dormir, comer, ir al baño o transportarnos de un lado a otro?, ¿cuánto tiempo realmente queda para nosotros?

Lo bueno de todo esto es que existen herramientas que pueden usar para sacarles todo el jugo posible a sus días y lograr sus metas sin sacrificar algo importante. Cuando apliquen las mejores prácticas de gestión del tiempo a su vida profesional y personal, aumentará su productividad, a la par que evitarán los retrasos y la pérdida de minutos u horas valiosos.

Por otro lado, planificar tiene que convertirse en una tarea sencilla. Si no es así, podríamos correr el riesgo de pasar más tiempo en la planeación que en la ejecución, es decir, viviendo. De ahí que deben diferenciar entre hacer todo de manera perfecta (lo cual es imposible, no se desgasten intentándolo) y dar su mejor esfuerzo con un buen método. Las anteriores son solo unas de las razones por las cuales les conviene continuar con esta lectura.

¿Listos para cambiar sus vidas?

Para empezar, un punto clave es que otorguen un mayor tiempo y espacio a las tareas más relevantes. Es más fácil si ya sabes a dónde te diriges. Si ese no es el caso, este es un buen momento para preguntarse qué quieren lograr en la vida o cuáles son los objetivos que les gustaría alcanzar con sus proyectos.

Les recomendamos que escriban todas las respuestas que salgan de las preguntas previas. Además de ser un registro, esto le da estructura a su pensamiento y evita que su mente divague en cosas menos prioritarias.

Una vez que tengan claras todas las metas a las que les gustaría llegar, agreguen cada una de las tareas que hacen falta para ello. Mientras más pequeñas y específicas sean, les resultará más sencillo realizarlas. Asimismo, deben colocarlas en orden de priorización.

Ahora, para administrar su tiempo, deben establecer plazos límites para realizar los deberes. Esto puede parecer muy obvio, pero es vital. Paralelamente, es clave que trabajen en el hábito de la puntualidad al momento de ejecutar un plan. Como no todo se puede controlar, incluyan un espacio en su cronograma para los imprevistos que podrían ocurrir a lo largo del día y tengan en cuenta algunos minutos extra para que despejen la mente y se relajen.

De igual forma, pueden ahorrar tiempo al utilizar métodos que les ayuden a ser más productivos. Un ejemplo de estos es la matriz de Eisenhower. La cual es un mapa organizado de tareas que se ordenan de acuerdo con su relevancia, por lo que es una herramienta de gran utilidad. Esta consta de cuatro cuadrantes en los que se acomodan los deberes según cuenten o no con dos factores: la urgencia y la importancia.

Así, tienen como resultado cuatro tipos de tareas: las urgentes e importantes, que necesitan ser realizadas al momento; las no urgentes pero importantes, que tienen un papel fundamental en los objetivos, pero a largo plazo; las urgentes pero no importantes, las cuales deben ser delegadas a alguien más; y las no urgentes ni importantes, que pueden ser eliminadas o archivadas.

Para realizar una tarea de manera eficaz, es menester terminarla una vez que la inicien. Traten de no dejar nada a la mitad. Además, eliminen toda fuente de distracción

En este punto recalcamos que es útil tener un lugar que sea solo para el trabajo, pues esto aumenta el rendimiento. Asimismo, dicho espacio debe contar con un entorno tranquilo, ordenado y limpio. Lo cual les permitirá concentrarse en la actividad que estén realizando y tener a la mano lo que necesiten para llevarla a cabo.

En este sentido, mantengan cerca su planificador personal. Esto les facilita el registro de errores o de recomendaciones para próximas tareas, así como el tiempo que dedican a ciertos trabajos para futuras referencias.

Los ladrones

Algo que nos roba tiempo y energía son las tareas rutinarias. Aunque pueden representar un quehacer aburrido, muchas de ellas son necesarias, como limpiar la casa, cocinar, etcétera. Nuestra recomendación es que conviertan en hábitos todo aquello que tienen que hacer diariamente, para que les resulte menos fastidioso al momento de realizarlos.

Por otra parte, deben aprender a decir “no” cuando sepan que es demasiado. Por más organizados que sean, hay momentos en los que pueden rebasarlos la cantidad de deberes. Es por esto que cuando una tarea no es importante, es oportuno delegarla.

Igualmente, la flojera podría frenarlos en sus caminos al éxito. Para combatirla, reflexionen acerca de las consecuencias que tendría postergar lo que tienen que hacer. Otra forma es la incentivación, si terminan algo antes de lo esperado, dense una recompensa.

De igual forma, pueden apoyarse en un calendario. De hecho, se convierte en una buena herramienta, porque les ofrece una visión sencilla de las metas de un proyecto a varias escalas temporales, desde lo diario, lo semanal y lo mensual hasta lo anual.

También, encontrar un modelo a seguir, alguien a quien admiren, es una buena idea para obtener estimulación. ¡No dejen de motivarse! Piensen más en resultados, que en tareas; mientras realizan un proyecto, por ejemplo, visualícenlo terminado. Pero lo más importante es que no olviden disfrutar lo que hacen.

No hay tiempo para tener prisa

Como lo sugieren las palabras astutas de John Wesley, «…recuerden que la vida es muy corta como para estar estresados.» Lo mejor que pueden hacer por ustedes es crear el hábito de planificar a diario. No importa en qué momento del día lo realicen, sino que lo hagan.

Además, tengan en mente que la administración inapropiada del tiempo podría generar problemas relacionados con el estrés y la ansiedad. No pongan en riesgo sus vidas.

Empiecen ahora, no dejen para mañana lo que pueden y deban hacer hoy.